Les bases

Ce que chaque entrée de temps doit contenir

Quel que soit l'outil, chaque entrée doit contenir les mêmes quelques renseignements. S'il en manque un, la facture devient de l'à-peu-près.

La date, le début et la fin (ou une durée), pour montrer quand le travail a été fait.
Le client et le projet, pour que les heures d'un client ne se retrouvent jamais sur la facture d'un autre.
Une courte description que le client comprendra : Textes de l'accueil, deuxième ronde de corrections plutôt que divers.
Facturable ou non. Notez aussi le temps non facturable : il vous dit ce qu'un projet vous a vraiment coûté.
Le tarif et le montant, calculés à partir des heures facturables.

Les tarifs

Un tarif par client, et par projet

La plupart des travailleurs autonomes finissent par avoir plusieurs tarifs : un client de longue date à un prix, un nouveau à un autre, un mandat urgent au-dessus des deux. Fixez un tarif pour chaque client, et ne le remplacez au niveau d'un projet que si ce projet est facturé autrement. Quand vous augmentez un tarif, décidez s'il s'applique au travail déjà fait, et assurez-vous que vos dossiers montrent quel tarif chaque facture a utilisé.

L'arrondi

Arrondir équitablement, et le dire

L'arrondi transforme 13 minutes en unité facturable. Deux choix comptent : le pas (6 minutes, c'est un dixième d'heure ; 15 minutes, un quart) et le sens (vers le haut, vers le bas ou au plus proche).

Arrondir chaque entrée ou arrondir le total ne donne pas le même résultat. Trois appels de 10 minutes arrondis chacun à 15 minutes font 45 minutes facturées ; arrondis comme un total de 30 minutes, ils en font 30. Aucune méthode n'est fausse, mais votre client doit savoir laquelle vous appliquez. Indiquez-la dans votre soumission ou votre contrat, et appliquez-la toujours de la même façon.

Pour convertir des minutes en heures décimales sur une facture, divisez par 60 : 1 h 20 min donne 1,33 h ; 45 min donnent 0,75 h.

Le tableur

Le faire dans un tableur

Colonnes : Date, Début, Fin, Client, Projet, Description, Facturable, Heures, Tarif, Montant. Avec le début en colonne B et la fin en colonne C, ces formules fonctionnent dans un Excel en français. Dans Google Sheets ou un Excel en anglais, écrivez CEILING au lieu de PLAFOND, et utilisez le séparateur d'arguments de vos paramètres régionaux (virgule ou point-virgule) :

Heures :                 =(C2-B2)*24
Arrondi au 15 min sup. : =PLAFOND((C2-B2)*24;0,25)
Montant :                =H2*I2
Après minuit :           =MOD(C2-B2;1)*24

Un tableur suffit tant que vous n'oubliez pas de noter une heure de début. C'est là qu'un chronomètre aide.

Étape par étape

Suivre ses heures facturables avec Hourwright

L'interface de Hourwright est en anglais pour l'instant ; les noms d'onglets et de boutons ci-dessous sont ceux que vous verrez à l'écran.

Ajoutez vos clients et vos tarifs. Dans Setup, ajoutez chaque client avec son tarif horaire et sa devise, puis ajoutez les projets. Un projet prend le tarif de son client, sauf si vous lui en donnez un.
Choisissez l'arrondi. Dans Setup, section Rounding, arrondissez chaque entrée facturable à 6, 15 ou 30 minutes (ou un autre pas), vers le haut, vers le bas ou au plus proche. Le temps réellement suivi ne change jamais.
Suivez votre temps. Dans Track, décrivez la tâche, choisissez le projet et appuyez sur Start timer, ou sur la touche S. Un oubli ? Ajoutez l'entrée à la main avec sa date, son début et sa fin.
Produisez le rapport. Dans Report, choisissez la période et filtrez par client. Vous voyez les heures suivies, les heures facturables et le montant.
Envoyez la feuille de temps. Téléchargez un CSV, imprimez ou enregistrez un PDF, copiez un résumé pour le courriel de facturation, ou copiez un lien client qui contient la feuille de temps.

Hourwright fait les calculs

Un outil de suivi du temps gratuit pour travailleurs autonomes : un chronomètre qui continue si vous fermez l'onglet, un tarif par client avec tarif propre au projet au besoin, toutes les devises, l'arrondi par entrée, des rapports sur n'importe quelle période et des exports en CSV, en feuille de temps imprimable, en résumé pour le courriel de facturation ou en lien client en lecture seule. Aucun compte, et vos données restent dans votre navigateur.

Ce qu'il ne fait pas : il ne produit pas de factures ; il vous donne les heures et montants exacts à y inscrire. Chaque navigateur garde ses propres données : déplacez-les avec Download backup et Restore backup. Les tarifs et l'arrondi s'appliquent au moment du calcul du rapport, donc changer un tarif plus tard modifie aussi les montants affichés pour les entrées passées : exportez le CSV ou la feuille de temps avant de changer un tarif, ou mettez le nouveau tarif sur un nouveau projet.

Ouvrir Hourwright Voir toutes les fonctions

L'envoi

Ce que la feuille de temps du client doit montrer

La période couverte et le nom du client.
Une ligne par entrée : date, description, heures facturables, tarif et montant.
Les totaux en bas : heures et montant, par devise si vous facturez dans plus d'une.
Votre règle d'arrondi, en une phrase, si vous arrondissez.

Le CSV de Hourwright contient ces colonnes (en anglais) : Date, Start, End, Client, Project, Description, Hours, Billable, Billable hours (rounded), Rate, Currency, Amount. Il s'ouvre dans n'importe quel tableur.

Vous comparez des outils de suivi du temps ? Lisez la comparaison des forfaits gratuits, avec sources.